در صنعت هتلداری ارائه خدمات عالی در وفاداری مشتریان به اقامتگاه‌ها و بازگشت دوباره آنها تاثیر بسزایی دارد. در گذشته هتل‌ها به صورت کاملا سنتی و دستی تمام مراحل رزرو و ثبت آن را انجام می‌دادند اما با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی و افزایش تعداد رزرو اتاق‌ها مدیریت تمام این کارها به صورت سنتی کار بسیار زمان‌بر و پرهزینه‌ای بود که میزان خطای انسانی را هم به تبع افزایش داده بود به همین دلیل هتل‌ها نیازمند نرم‌افزارهایی برای مدیریت تمام فرایندهای هتل از جمله ثبت رزرو، ورود مهمان، خروج مهمان، مدیریت کارها و … شدند که در ادامه به اختصار یکی از این نرم‌افزارها را شرح می‌دهیم.
نرم افزار مدیریت هتلداری (PMS)
سیستم مدیریت اموال (property management system) PMS که با عنوان نرم‌افزار مدیریت هتلداری شناخته می‌شود، یک نرم‌افزار هتلداری است که در صنعت گردشگری بسیار کاربرد دارد. این سیستم‌ها در واقع نرم‌افزارهای کامپیوتری هستند که روش‌های کاغذی و سنتی که بسیار وقت‌گیر و ناکارآمد بودند را حذف و فرایند مدیریت اقامتگاه‌ها را بسیار آسان‌تر کرده‌اند، این سیستم‌ها توسط نیروی رزرواسیون هتل مدیریت می‌شوند و استفاده از آنها بسیار آسان و کم هزینه است.
در دهه‌های اخیر مدیریت سیستم‌ها و به‌روزرسانی‌ها به‌صورت دستی توسط کارکنان در محل، انجام می‌شدند اما امروزه تمام این فعالیت‌ها به صورت خودکار انجام می‌شوند و در وقت و هزینه‌ی کارکنان هتل به شدت صرفه‌جویی می‌شود. روندهای رو به رشد اخیر در نرم‌افزارهای هتلداری در حال از بین بردن موانع موجود بین CRS و PMS است که به طور سنتی و به صورت نیمه آنلاین با یکدیگر تعامل داشتند. یکپارچه‌سازی بیشتر سیستم‌های رزرواسیون مرکزی و نرم‌افزارهای مدیریت هتلداری در یک پلتفرم واحد، مزایای بسیاری را برای کارکنان هتل، تامین کنندگان و مهمانان ارائه می‌کند و بسیاری از چالش‌هایی که در این صنعت با آن مواجه بودند را حل کرده است. نرم‌افزار مدیریت هتلداری تمام نیازهای مدیریتی در هتل اعم از: خانه‌داری، POS، ورود/خروج و غیره را مدیریت می‌کند.
این سیستم‌ها به طور کاملا مجزا از یکدیگر عمل می‌کنند و برای تطبیق داده‌ها بین دو سیستم نیاز به همگام‌سازی منظم است. این روش، عملیاتی استاندارد برای چندین دهه بوده است اما با چالش‌ها و معایب بسیاری همراه است. در بهترین حالت، این امر صرفاً منجر به تکثیر داده‌ها می‌شود، جایی که همان داده‌ها در چندین پایگاه داده قرار دارند. در بدترین حالت، داده‌های دو سیستم به درستی یا به موقع همگام نمی‌شوند و باعث تقسیم داده‌ها و اختلاف بین دو سیستم می‌شود. محدودیت‌های فناوری در گذشته، همگام‌سازی حجم زیادی از داده‌ها را دشوار و زمان‌بر می‌کرد. فرآیندهای دستی منجر به خطاهای انسانی می‌شود که باعث اختلافات گسترده بین سیستم رزرواسیون مرکزی و سیستم مدیریت هتلداری می‌شود، اختلافاتی که مستقیماً بر درآمد هتل تأثیر می‌گذارند.
در بازار رقابتی امروز، هتلداران می‌دانند که کانال‌های توزیع کارآمد نقشی بسیار کلیدی ایفا می‌کنند و با این حال، بسیاری از آنها هنوز در استفاده از کانال‌های خود با مشکل مواجه هستند. ریشه مشکل را اغلب میتوان در نحوه ادغام سیستم رزرواسیون مرکزی و نرم‌افزار هتلداری آنها جستجو کرد. برای ادغام هرچه بهتر این دو پایگاه داده بهتر است به موارد زیر توجه نماییم.
درک چشم انداز توزیع
شما باید آنچه را که در سیستم خود قرار می‌دهید با دقت انتخاب کنید. ابتدا باید اتصال PMS/CRS را به‌عنوان اتصالی که تمام کانال‌های توزیع ما را بهینه می‌کند، در نظر داشته باشید. این اتصال موجب برقراری ارتباط میان سیستم مدیریت هتلداری، آژانس‌های مسافرتی آنلاین و سیستم توزیع جهانی (GDS) می‌شود. فرآیند رزرو مستقیم، باید در سیستم رزرواسیون مرکزی شما قابل تنظیم باشد تا شما را در بازار متمایز کند. شما باید بتوانید از طریق CRS خود، پیشنهادات مربوط به کانال را به آنها ارسال کنید که در رزرواسیون مرکزی وی هتل این کانال ارتباطی از طریق تیکت‌ها انجام می‌گیرد.
باید بتوانید OTAها را بر اساس کدهای نرخ و از طریق نقشه برداری که در CRS شما وجود دارد شناسایی کنید. CRS شما باید مدیریت کانال خوبی با OTAها، که هم به عنوان کانال رزرو و هم به عنوان کانال خرید در نظر گرفته می‌شوند، داشته باشد که می‌تواند به OTAهای کوچکتر مخصوص بازار شما دسترسی پیدا کند.
اطمینان از انتقال داده‌ها
هنگامی که یک مهمان اتاقی را رزرو می‌کند، آیا همه اطلاعاتی که کانال یا سیستم رزرو جمع‌آوری می‌کند به هتل شما انتقال داده می‌شود؟ دانستن این موضوع بسیار اهمیت دارد زیرا ممکن است همه چیز به اشتباه پیش برود، ممکن است رزروها به پایان برسد و سرورها متوقف شوند و در تکمیل رزرو اختلال ایجاد شود؛ اتفاقی که هیچ کس نمی‌خواهد رخ دهد در این حالت است که یک سیستم رزرواسیون قوی می‌تواند بسیار کارساز باشد.
ارتباط بهتر با مهمان
آیا برای برقراری ارتباط با مهمانان خود از طریق سیستم رزرواسیون مرکزی، چه قبل و چه بعد از اقامت، دچار مشکل می‌شوید؟ آیا داده‌های مهمانان را در قالبی دریافت می‌کنید که بتوانید به راحتی از آنها استفاده کنید؟ با یک سیستم رزرواسیون قوی (CRS) می‌توانید همه‌ی آنچه را که نیاز دارید به دست بیاورید. همچنین توصیه می‌شود که به طور منظم به وب سایت و رزرو خود از دید مهمانان نگاه کنید و به جای آنها در سیستم رزرو انجام دهید و تمام مشکلات را بررسی کرده و در صورت نیاز تنظیمات را تغییر دهید. همچنین امروزه برای ارتباط هرچه بهتر بین سیستم رزرواسیون مرکزی و سیستم مدیریت هتلداری راه‌هایی وجود دارد که بتوانیم این اتصال را بدون هرگونه دخالت انسانی انجام دهیم تا خطاهای انسانی را به حداقل برسانیم و به هنگام انتخاب سیستم مدیریت هتلداری خود در نظر داشته باشید که امکان اتصال به رزرواسیون مرکزی را دارد یا خیر؟ امروزه تقریبا تمام نرم افزارهای هتلداری این امکان را دارند اما به منظور اطمینان بیشتر هنگام راه‌اندازی به این نکته توجه داشته باشید.
در نتیجه هنگامی که اتصال بین سیستم رزرواسیون مرکزی و نزم‌افزار هتلداری برقرار می‌شود، تمام داده‌های مربوط به نرخ‌ها، تخفیفات، مشخصات اتاق‌ها و همچنین قوانین هتل به صورت مستقیم بر روی CRS قابل مشاهده می‌باشد و OTAها هم می‌توانند این اطلاعات را مشاهده کنند و اتاق‌های موجود با نرخ‌های انتخابی هتل به فروش می‌رسد و خطاهای انسانی به کمترین میزان خود می‌رسند.
